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东风汽车:构建组织级研发项目指挥管理系统

东风商用车技术中心(下称“中心”)是东风汽车有限公司直属的商用车整车开发、研究部门,承担东风汽车有限公司商用车的开发任务,具有完备的整车及总成试验、试制能力。在中国,一些科技含量较高的行业如汽车、机械装备、军工等企业早已运用项目管理的方式来对研发工作进行管理。然而,当组织结构较大,项目数较多的情况下,仅凭项目经理个人的能力和努力是不够的,需要将项目由单一的项目级别上升到能够实现多资源统一协调、调度的组织级别项目管理。中心的总工程师何力透露,“作为国内一流的商用车实验研究基地,从08年开始就希望构建能实现其多项目、多资源配置的研发项目的信息化管理系统,来帮助中心实现研发项目的指挥管理,通过多年的准备和筹划,终于在维普VisualProject的帮助下开启组织级研发项目指挥管理新时代”。

图1 东风商用车技术中心武汉研发基地

图2 东风商用车技术中心十堰研发基地

一、精耕细作:对项目指挥管理信息化工具的渴求

中心项目数量多、类型复杂,每年的项目多达140+,约4亿元投资额。项目参与员工多达1500人,设备1000多台(套)。中心一直秉承“中国第一、世界前三”的光荣与梦想,积极引进先进的开发理念和高效的开发流程,自2011年实施项目管理改善以来,采取的弱矩阵式的组织结构来完成整体的资源分配,即在项目中的设计、试制、试验共用人力、设备资源。从项目组织架构,项目经理队伍建设,项目推进及控制,资源平衡配置上较以往有了很大改观。然而,随着项目投资和管理难度的逐步提升,之前手工编制的、仅分解到部门、月度滚动的项目计划方法已不能满足中心对研发体制的精耕细作的要求,另外,项目中的数模、图纸、试验报告、试制报告、分析报告、评审记录等任务交付物被分散在不同系统和个人手中,严重影响到效率进程和知识积累。中心对项目管理信息化工具的需求较为迫切。

研发项目缺乏整体的协调和指挥;

项目按时完成率不理想(约70%的完成率);

项目计划管理粗放。项目计划仅分解到部门,并未分解到个人。无法实施精细化的闭环计划控制。在高颗粒度的计划下,计划可行度低、发现问题滞后,技术中心对整体的项目工作协调难、控制难;

项目资源无法平衡配置。当多个项目同时进行,甚至遭遇插单等复杂情况时,无法有效的分辨项目的重要性,从而快速的分辨先后级。项目中人员、预算、机器等资源排列冲突的情况时有发生,严重影响到项目的进程;

缺乏有效的项目信息反馈机制。项目进展反馈不能实时反映(1次/月统计),手工汇总统计工作量大,信息滞后,影响对项目进度的集中控制;

缺乏知识积累。项目进展状态与交付物状态不能实时相互验证,项目工作质量难以控制和追溯。

二、审慎选择:理性部署组织级研发项目指挥管理系统

面对迫在眉睫的项目管理信息化需求,中心并没有盲目崇拜国际知名的项目管理系统,而是坐下来理智的分析自身的特点和需求。在系统实施之前,中心就对自己的信息化需求非常清楚。

何力说“我们的项目信息化管理工具首先需要适应商用车技术中心矩阵式管理模式,并且能满足指挥多系统资源配置的要求。我们对研发项目管理软件选型已久,经过多次调研、访谈并深入相关客户现场进行参观。我们从多家国内外项目管理软件厂商进行学习调研,感觉到很多软件的管理模式和我们的业务模式有差异,我们的项目管理是基于高层面的、项目间的协调管理,而很多软件偏重的是基层的、项目团队内部的协调管理。另外,我们希望将项目计划责任颗粒度细化到员工,并能实现人、财、物的高效配置,最后能够帮助我们建立完备的实时的项目信息平台。维普软件在业务方面吻合度较高、配置灵活、支持业务定制开发,所以我们最终确认维普软件作为合作伙伴。”

图3 东风商用车技术中心总工程师 何力

1、矩阵型组织,创建跨部门、跨组织的协同沟通

中心的的管理模式是典型的矩阵式管理模式。所谓矩阵式管理模式是将按职能划分的部门与按产品或项目划分的小组(项目组)结合成矩阵型的一种组织结果形式,项目组成员一方面服从项目的管理,一方面服从公司各个职能部门的管理。这种组织结构方式具有较大的机动性,加强了横向联系,使专业设备和人员得到充分利用,促进各种专业人员互相帮助,互相激发,相得益彰。但也同时带来了一些管理上的问题。

图4 中心矩阵式管理模式

项目负责人的责任大于权力,因为参加项目的人员都来自不同部门,隶属关系仍在原单位,只是为"会战"而来,项目负责人没有足够的权力对他们进行激励与惩治,管理难度大。双重管理对于信息上的共享和一致性也往往存在滞后和偏差,部门经理不清楚本部门在项目组的人员工作量是否饱和,另一方面,员工接受双重领导,由于两个直接经理的命令经常会发生冲突,这时员工会无所适从。中心高级工程师贺新堰介绍说,中心一方面打破传统的项目管理模式,积极构建矩阵式组织管理模式,另一方面依靠Visualproject实现矩阵式组织管理模式的落地。

VisualProject同时为项目经理和职能部门经理提供信息可视化工具。为项目经理提供项目进度、工时统计及偏差分析和报表自动生成。为职能部门经理提供资源承担任务明细,明确部门成员工作负荷,保证对于部门人员参与项目工作量的把握。

项目计划由项目经理和职能部门经理共同编制实现跨资源的有效沟通。先由项目经理创建高层计划,再将任务分配至各职能部门,由部门经理、小组长将任务分解,并分配至项目成员。两方管理人员共同参与计划的编制和审核,对于任务目标更加明确,保证信息的一致性。

2、计划分层协同,实现项目全生命周期的闭环控制

计划管理是提高汽车研发效率的核心,据贺新堰介绍,在VisualProject系统的帮助下,中心全面引入项目全生命周期的闭环计划控制体系。系统引入任务无限层级的方式,将项目计划分为高层计划与任务计划。通过“从上至下”和“从下至上”的双重模式逐级将任务分解,同时增强了项目计划的反馈机制,增加项目可执行型与项目成员的主动性。

图5 东风商用车技术中心项目的多层任务分解

东风商用车技术中心的项目分为三种类别:先行技术类、基础研究类、商品开发类。通过维普Visualproject解决方案不同类别的项目生命周期模版的定义。项目经理定义项目各节点的里程碑时间,下发到各专业科室的科长或者计划员手里。然后,各专业科室科长或者计划员将项目任务分解至具体的项目成员。最后,项目经理将整体计划发起审批流程,通过逐级领导审批,最终将计划发布,同时,计划形成基准,对各级人员进行考核。

贺新堰说“中心在系统的帮助下通过评审节点流程的监控、计划发布、任务跟踪、进展跟踪实现各层级的有效协同;通过周滚动计划实现精耕细作的细颗粒度计划管理;通过设置自动的红绿灯的系统预警实现项目绩效监控,有力的控制项目计划达成率。另外,在系统灵活地涵盖了计划变更管理,加强了计划的可执行精度”。

图6 Visualproject的协同计划

3、配置管理,构建细颗粒度的资源平衡

贺新堰介绍,东风商用车技术中心迫切需要解决的一个问题,是在有限的资源条件下,如何衡量技术中心能承接多少项目。如果接收的项目超过了所能承受的工作量,项目的质量必然受到影响。为此,他们想通过项目管理系统,使资源使用情况透明化,对其能接受的项目数量有一个准确的把握。

在维普Visualproject解决方案中,通过部门、项目、个人三个维度对资源使用情况进行实时查询和分析,个人按周汇报工时,由职能部门经理及项目经理审批。项目经理可查看项目工时视图,项目资源工作负荷情况及项目成员工作日志。部门经理可看到部门所有资源承担任务明细、工作项明细及部门人员绩效。高度可视化的方式实时反应资源负载情况,可对资源(部、科、人、设备)的负载情况进行查询,对资源分配冲突点进行提示,科学地评估技术中心的研发能力与承担能力。

图7 东风商用车技术中心的资源管理模型

中心不仅在人员上有配置要求,在预算和设备上同样存在配置平衡的要求,中心也希望借由Visualproject的支持实现自上而下的预算控制,同时对试验部门提供设备管理模块,包括设备申请、台时申报、设备报修、设备状态查询。

三、全力推进:建立完善的研发项目指挥管理系统

目前,中心已成功完成了对VisualProject系统的第一期验收工作,据贺新堰介绍,“一期主要实施了计划管理、报工管理、风险问题管理、人力资源管理和设备资源管理模块,借助这些模块的应用将项目计划管理责任的颗粒度细化到员工个人,建立了整车研发协同工作体系,不断积累完善风险问题库,人力资源和设备资源使用效率显著提高,项目的状况信息得以实时获取”。

图8 东风商用车技术中心VisualProject系统的第一期验收会议实景

中心即将安排VisualProject在全范围内(包括十堰研发机构)实施上线,对系统的应用与实施,何力信心十足,他说“从项目一阶段的整体情况来看,维普软件对我们公司业务方面的契合度较高,综合评价其实施过程,是一款很不错的国产软件。项目管理者非常支持这款软件的应用,虽然对工程师将带来一些额外的工作量,如填工时、反馈进度、分解计划等,可能会产生一些抱怨,这需要一个适应的过程,需要各部门负责人的支持,同时,我们也将从制度上进一步完善”。

通过第一期的项目目标,我们可以看到中心将通过VisualProject完成对资源、预算、项目进度的全面管控,中心构建整车研发项目指挥管理系统的雏形已经显现,同时,中心将全力推进实时的项目信息化平台。何力透露,计划在二期项目中实现更加丰富的功能,包括项目的统计图表、报表,为各级领导提供直观的项目视图。另外,也会与windchill、SAP、CVBOM、PDP等管理系统进行业务集成,打造一整套研发协同管理平台,促进整车研发水平的快速提升。

编者手记:研发能力,是制造企业核心竞争力之一,企业新产品发布的能力在某种程度上直接决定着企业的未来市场份额。在新品快速上市的时代,以东风商用车技术中心为代表的,越来越多的高科技研发机构已开始借助信息化的管理工具来武装自己,构建高效的研发项目指挥管理体系将成为制造业发展趋势。与此同时,技术中心与维普的合作也使我们欣喜地看到,国产管理软件的技术力量正逐步壮大,相信在未来中国信息化进程中将起到中流砥柱的作用!


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