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从管理远程式团队和分布式团队中所获得的宝贵经验

本文作者Denis Duvauchelle是终端在线协作工具TwoodoCEO & 联合创始人。在这里以自身经历为材料讲述远程控制环境下的工作和分布式工作状况所具有的区别。除此之外,如何选择这两种工作状态,以及如何有效地利用这两种工作状态以获得利益最大化,都是很重要的问题。(以下为编译)

“在家工作的话,我不能保证效率。”

“决策是由所有人在一起时制定的。”

“没有办公室,我就觉得自己被孤立了。”

以上的这三种言论是无法施行远程工作的主要态度。传统的办公室工作环境正在从“最佳工作方式”排行榜中被排挤出来,但是,还是有很多管理者支持传统的办公室工作方式,因为他们认为先进的社交工具只会让员工变得更加懒散,而且浪费时间。可是话又说回来了,如果一个团队在人员的日常管理上要花很多心思,或者说要严格监视管理工作者的话,那只能说这个团队是一个失败的团队。

“远程”团队和“分布式”团队之间的区别

“远程”团队和“分布式”团队之间的区别是,“远程”团队其实就是平时不用固定坐班,有事或约定时间到办公室讨论问题的办公形式,而且团队成员大多是全职人员。“分布式”团队没有一个可以把大家聚集在一起的地点,每个人都在不同的地方。

远程工作中难免会出现一些这样或那样的问题,而分布式工作则能解决很多问题,包括远程距离所带来的问题。其实所有的团队都是可以从分布式工作中的相同实践中获得巨大收益的,但是在整个过程中,无法避免员工懒散状况,所以收效甚微。作为一名远程工作者没什么乐趣可言,但是作为一名分布式团队成员会乐趣无穷的。——Bob McWhirter

很多使用笔记本工作的员工根本不赞成远程工作会产生诸多问题的说法。但是在整个团队环境里工作和在不同区域之间工作的区别还是有很多可以相互借鉴的地方,如果不能做到这一点,那员工感到被“冷落”的情况肯定会出现。

我的创业团队在进行远程工作环境八个月之后,既调整为分布式工作状态。由于要考虑到家庭里需要处理的琐事,以及节省资金成本等多方面因素,团队最终决定打破长时间办公室的禁锢,实行分布式办公环境。

对于远程/分布式工作团队(R/DTs)来说,最常见的挑战是什么?下面所列举的项目来自Yonder会议,举行这样的会议有助于规划出所要面临的最全面的挑战项目,还有各种问题解决方案:


  1. 招聘和新员工培训

  2. 适时的面对面交流

  3. 建立亲密感、文化氛围和忠诚度

  4. 解决时区和日程表上的问题

  5. 扩展分布式团队

  6. 分布式项目管理

  7. 沟通的方法和技术

  8. 构建合法性

  9. 法律方面的问题

  10. 管理风格


上面所列举的方案没有一个是可以解决所有问题的方案,团队的管理也要因势利导,对症下药。成熟的团队不同于初创团队,大规模团队不同于小规模团队等等。这一切听起来都是难以置信的,因为每个团队经理所承受的压力也是不一样的,对待团队的管理模式也是互不相同的。

但是天使投资人Tim Ferriss认为事情并不像想象中的那样糟糕,或者是会随时崩溃,尤其是当项目中的瓶颈问题被解决之后,即使是CEO不在监督岗位的时候,每天的项目任然在照常进行。

简而言之,下面所列出的就是总结出来的远程团队管理经验的前十条:


  1. 在同一时间内找到一个处理绝大多数关键问题的方法

  2. 将SMART原则作为一个核心的处理程序

  3. 试着去理解对方的观点

  4. 庆祝所取得的成就

  5. 企业文化至关重要

  6. 注重大的方向而不是小的细节

  7. 坚持开放的原则

  8. 雇佣你信任的人

  9. 选择合适的代表

  10. 立即处理问题


以案例为主,主要讲述从远程管理到分布式管理环境的所有历程

当Twoodo刚创建的时候,我们的打算就是利用远程控制来运行Twoodo的一切事物,这在创建之初是没有任何异议的,于是我们所招聘的工作人员也是没有地域限制的,在香港、上海和巴黎都有工作人员,但是真正运行的时候遇到的第一个障碍就是——会议。整个会议过程中我和CTO在中国,而CMO和设计师几个小时后才赶来开会(由于时差问题),大多数情况下是将谈话内容重新讨论一遍。这难免会引起一些工作日程上的问题,也影响会议的质量,有的时候讨论了15分钟之后发现讨论的还是同一个问题。

当然了,解决这类问题的办法就是:

  1. 每周至少举行一次Scrum会议,并确保每个人都参加。安排Scrum会议既不会打扰团队的日常工作,也不会影响团队的正常休息时间。使用Doodle或者是Google Calendar来选择制定会议时间。在Scrum会议期间可以讨论之前所做的事情、接下来要做什么、以后所面临的挑战是什么等各种问题。

  2. 将所有信息都存储在云端,整个团队皆可以访问。Google Drive,Github和Dropbox都是用于编码和文档管理的可靠工具,根据团队需要,每一个行业都有许多云解决方案,只不过要花些时间好好研究一下。

  3. 千万不要担心微观管理。一个有热情的团队会付出自己全身心的精力来达到一个共同的目标。


下一个挑战:鼓励具有远见和哲学观的想法

企业文化是很难定义的,特别是当你和认识很长时间的人共事的时候。作为CEO,就必须要意识到公司的核心价值观的重要性,以及如何发展这个价值观。公司文化可不是什么花拳绣腿的东西,也不是定义你要做什么,而是用来定义你为什么要这么做。


  1. 每天都要提醒自己和别人,我们应该选择做什么样的事情能够对公司有最高的价值。

  2. 问问你的上司/同事同样的问题,当他们处理同一个任务的时候。

  3. 提醒团队,你正在做的事情不是解决产品中一个微小的细节漏洞,而是在修复一个更大的战略。


不让事情停滞不前

快速找到问题的核心点在管理过程中是非常重要的,在分布式团队管理中可以说它具有双倍的重要性。当和你相关的事情变得复杂的时候,最好是在即时通讯工具上和大家多做交流,增加接触频率,多做一些合理化调查。如何实时了解你的团队在整个项目管理中扮演的是多么重要的角色?

解决方案:定期提交问题反馈信息(至少每周一次);和每一个团队成员进行视频通话;利用其他沟通方式频繁接触(一定要问一些和工作无关的问题)。   

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